CAFM & exploitation
Carnet des locaux : la base de données alphanumérique de votre CAFM
Aucun système CAFM ne fonctionne sans carnet des locaux. C’est la liste structurée derrière le plan : pour chaque local, les informations dont ont besoin l’exploitation, la maintenance et la répartition des surfaces. Nous la relevons lors de la même intervention que la géométrie et la livrons indépendante de tout éditeur.
À quoi ressemble un carnet des locaux achevé
La géométrie sur le plan, les attributs dans la liste, reliés par le numéro de local. L’illustration montre un plan d’étage avec ses polygones de local — le calque sur lequel le système CAFM viendra se raccorder.
Ce qu’est un carnet des locaux
Un carnet des locaux est le jeu de données de référence alphanumérique d’un bâtiment. Là où le plan de l’existant montre où se trouve un local, le carnet consigne ce qu’il est et ce qui y est installé. Les deux vont ensemble : le système CAFM relie les polygones de local du dessin aux attributs de la liste par le numéro de local.
L’étendue des attributs n’est pas affaire de goût : elle suit le modèle de données du système cible et la charte CAO de l’exploitant. C’est pourquoi nous la convenons avant le relevé et non après.
Ce que contient un carnet des locaux
L’étendue de livraison courante par local :
- Numéro et désignation du local
- Occupant ou type d’usage
- Revêtement de sol, de murs et de plafond
- Hauteur libre
- Portes et fenêtres avec hauteur et largeur
- Protection solaire
- Équipements fixes, par exemple appareils sanitaires et de cuisine
- Surface nette selon la DIN 277
S’y ajoute, par niveau, la surface de plancher brute portée en cartouche sur le dessin. Les champs renseignés au-delà dépendent du modèle de données du système cible.
Comment naît le carnet des locaux
Le carnet des locaux n’est pas une opération distincte : il découle du relevé de données de l’existant. Nous relevons les intérieurs en mobile mapping, avec un scanner laser porté sur le corps qui saisit de grandes surfaces en marchant. Cela demande une intervention par bâtiment et ne perturbe guère l’exploitation.
Les attributs sont saisis par notre DokuApp pendant la visite : affectés local par local via le numéro, écrits en direct dans la base et guidés par un processus de saisie fixe, afin que le centième local arrive avec la même complétude que le premier.
À partir du nuage de points recalé, nous déduisons les plans, formons les polygones de local et relions les attributs. Avant la remise viennent un contrôle en plusieurs étapes et, sur demande, un import de test dans le système cible, pour que l’import soit démontré fonctionnel.
Formats et remise
Le carnet des locaux lui-même est livré sous forme de liste Excel structurée ; la géométrie, sous forme de plans 2D de l’existant prêts à importer, en DWG et par niveau, préparés selon votre charte CAO : structure de calques, cartouche, échelle en général 1:100. Les deux sont indépendants de tout éditeur et fonctionnent dans n’importe quel système CAFM.
Une maquette 3D ou un fichier IFC ne fait pas partie du périmètre obligatoire d’un relevé de carnet des locaux. Qui a besoin d’une maquette de l’existant la trouve sous maquettes BIM de l’existant.
Carnet des locaux, plan de l’existant et maquette BIM : la distinction
Les trois termes sont souvent confondus dans les consultations :
| Terme | Ce que c’est | Répond à |
|---|---|---|
| Plan de l’existant | la géométrie en dessin 2D | où se trouve quelque chose et quelle est sa taille |
| Carnet des locaux | les attributs en liste | ce qu’est le local et ce qui y est installé |
| Maquette BIM de l’existant | le modèle tridimensionnel avec ses éléments et leurs propriétés | comment on conçoit et on construit |
Pour l’exploitation du bâtiment, le plan de l’existant et le carnet des locaux suffisent. La maquette s’y ajoute le plus souvent lorsqu’il faut concevoir ou construire.
Une quatrième grandeur vient à côté, même si elle ne figure pas dans le carnet : les installations techniques. Elles sont classées selon la DIN 276, groupe de coûts 400 et reliées au carnet par le numéro de local. En bref : la DIN 277 décrit les surfaces, la DIN 276 les installations.
Jusqu’où va le carnet des locaux
L’étendue est fixée avant le relevé, car elle détermine la charge sur site. Trois profondeurs se sont imposées en pratique :
Surfaces et usage. Numéro de local, désignation, type d’usage, surface selon la DIN 277. C’est le niveau dont a besoin une gestion des surfaces, et le plus rapide.
Second œuvre. En plus : revêtements de sol, de murs et de plafond, hauteur libre, portes et fenêtres. De quoi lancer, par exemple, une consultation nettoyage.
Équipements. En plus : les objets fixes — sanitaires, cuisine, mobilier intégré, installations fixes. C’est le niveau pour la planification de la maintenance et les valeurs de remplacement.
Chaque niveau englobe le précédent. En cas de doute, commencez par les surfaces : beaucoup de choses peuvent être ajoutées ensuite, mais seulement tant que le nuage de points existe. Sans lui, chaque ajout signifie une seconde intervention.
Ce qui fait échouer l’import
Un carnet des locaux ne se lit pas, il s’importe. Quatre choses décident de la réussite, et aucune n’a trait au volume de données :
Le numéro de local n’est pas univoque. Le cas le plus fréquent dans les patrimoines constitués au fil du temps, où plusieurs numérotations coexistent. Laquelle fait foi, c’est le maître d’ouvrage qui le décide avant le relevé.
Le dessin et la liste ne l’écrivent pas pareil. « 1.04 » sur le plan, « 104 » dans le tableau : pour l’import, ce sont deux locaux.
Les attributs ne correspondent pas au modèle de données. Chaque système attend certains champs dans certaines plages de valeurs. Du texte libre là où une liste est attendue disparaît à l’import.
La surface n’existe que sur le plan. En tant que cartouche de local en texte plutôt que propriété du polygone, elle est visible mais non exploitable.
C’est pourquoi nous clarifions le modèle de données du système cible avant le relevé et proposons un import de test avant de lancer l’ensemble du patrimoine. Une erreur sur un bien est une correction ; la même erreur sur quarante biens est un problème qui aurait pu être évité.
Quelles normes évitent ces quatre cas, et à quoi se reconnaît un fournisseur de données fiable, est expliqué dans l’article pourquoi les imports CAFM échouent.
Comment le carnet des locaux reste à jour
Un carnet des locaux vieillit dès le jour de sa remise. Les locaux sont divisés, les usages changent, les revêtements sont refaits. Qui ne prévoit rien se retrouve après cinq ans dans l’état dont il voulait sortir.
Deux voies ont fait leurs preuves. L’une est la mise à jour continue dans le système : les modifications sont tenues là où elles surviennent, et le dessin suit. L’autre est un relevé répété à intervalle fixe, pertinent pour les patrimoines à forte rotation. Les deux supposent que le numéro de local reste stable, car il est l’ancrage où anciennes et nouvelles données se retrouvent.
Ce qui ne fonctionne en aucun cas, c’est l’entretien dans un tableur séparé, à côté du système. Après la deuxième transformation, il ne concorde plus, et personne ne sait lequel des deux dit vrai.
Pour aller plus loin
- Base de données CAFM – comment dessin et carnet des locaux coopèrent en exploitation
- Plans 2D de l’existant – la géométrie qui accompagne le carnet
- Calcul des surfaces – selon quelle règle naissent les surfaces
- Scan 3D laser – la méthode derrière le relevé
- Visites virtuelles – la visite à 360 degrés comme sous-produit du relevé
Questions fréquentes sur le carnet des locaux
Que doit contenir un carnet des locaux ?
Par local, au minimum le numéro, la désignation, l’usage, le revêtement de sol, celui des murs et du plafond, la hauteur libre, les portes et fenêtres avec leurs cotes, la protection solaire et les équipements fixes, plus la surface nette selon la DIN 277. L’étendue exacte suit le modèle de données du système cible.
Sous quel format un carnet des locaux est-il livré ?
Sous forme de liste Excel structurée, reliable par le numéro de local aux polygones du DWG. Les deux indépendants de tout éditeur, pour un import dans n’importe quel système CAFM.
En quoi le carnet des locaux diffère-t-il du plan de l’existant ?
Le plan de l’existant consigne la géométrie, le carnet des locaux les propriétés. Le système CAFM relie les deux par le numéro de local. L’exploitation a besoin des deux.
Faut-il entrer dans chaque local pour établir un carnet ?
Oui. Les attributs ne se déduisent pas de l’enveloppe. En mobile mapping, nous relevons en marchant : une seule intervention par bâtiment suffit et l’exploitation se poursuit.
Quelle norme s’applique aux surfaces du carnet des locaux ?
Pour les surfaces, la DIN 277 avec surface de plancher brute, surface d’emprise des éléments, surface nette de locaux et sa répartition en surfaces d’usage, techniques et de circulation. Pour le résidentiel s’y ajoute le règlement des surfaces habitables, et pour les surfaces locatives tertiaires la recommandation MF-GIF.