CAFM y explotación
Libro de estancias: la base de datos alfanumérica de su CAFM
Sin libro de estancias no funciona ningún sistema CAFM. Es la lista estructurada que hay detrás de la planta: para cada local, los datos que necesitan la explotación, el mantenimiento y la liquidación de superficies. Lo levantamos en la misma visita que la geometría y lo entregamos en formato neutral.
Qué aspecto tiene un libro de estancias terminado
La geometría en el plano, los atributos en la lista, unidos por el número de local. La imagen muestra la planta de un piso con polígonos de local: la capa de dibujo a la que después se engancha el sistema CAFM.
Qué es un libro de estancias
Un libro de estancias es el registro de datos maestros alfanuméricos de un edificio. Mientras el plano del estado existente muestra dónde está un local, el libro de estancias recoge qué es y qué hay instalado en él. Ambas cosas van juntas: el sistema CAFM enlaza los polígonos de local del dibujo con los atributos de la lista a través del número de local.
El alcance de los atributos no es cuestión de gusto, sino que sigue el modelo de datos del sistema de destino y la directriz CAD del explotador. Por eso lo acordamos antes del levantamiento y no después.
Qué contiene un libro de estancias
El alcance habitual de entrega por local:
- Número y denominación del local
- Usuario del local o tipo de uso
- Acabado de suelo, así como de paredes y techo
- Altura libre
- Puertas y ventanas con alto y ancho
- Protección solar
- Equipamiento fijo, por ejemplo aparatos sanitarios y de cocina
- Superficie útil neta según DIN 277
A ello se añade, por planta, la superficie construida bruta como sello en el dibujo. Qué campos se rellenan más allá depende del modelo de datos del sistema de destino.
Cómo nace el libro de estancias
El libro de estancias no es un trabajo aparte, sino que surge de la captura de datos del estado existente. Los interiores los levantamos con mobile mapping: un escáner láser que se lleva sobre el cuerpo y con el que se captura en movimiento y en superficie. Eso supone una visita por edificio y apenas interrumpe la actividad.
Los atributos los registra nuestra DokuApp durante el recorrido: asignados local por local mediante el número, escritos en directo en la base de datos y guiados por un proceso de captura fijo, para que en el local número cien llegue la misma integridad que en el primero.
De la nube de puntos registrada derivamos las plantas, formamos los polígonos de local y enlazamos los atributos. Antes de la entrega hay una comprobación en varias fases y, si se desea, una importación de prueba en el sistema de destino, para que conste que la importación funciona.
Formatos y entrega
El libro de estancias lo entregamos como lista estructurada de Excel; la geometría, como planos 2D del estado existente listos para importar, en DWG y por planta, preparados según su directriz CAD: estructura de capas, cajetín y escala normalmente 1:100. Ambos son neutrales respecto al fabricante y funcionan en cualquier sistema CAFM.
Un modelo 3D o un archivo IFC no forman parte del alcance obligatorio de un levantamiento de libro de estancias. Quien necesite un modelo del existente lo encuentra en modelos BIM del estado existente.
Libro de estancias, plano del existente y modelo BIM: la distinción
Los tres conceptos se mezclan con frecuencia en las licitaciones:
| Concepto | Qué es | Responde a |
|---|---|---|
| Plano del existente | la geometría como dibujo 2D | dónde está algo y qué tamaño tiene |
| Libro de estancias | los atributos como lista | qué es el local y qué hay instalado en él |
| Modelo BIM del existente | el modelo tridimensional con elementos y propiedades | cómo se proyecta y se construye |
Para la explotación del edificio bastan el plano del existente y el libro de estancias. El modelo suele añadirse cuando hay que proyectar o construir.
Junto a ello hay una cuarta magnitud, aunque no figure en el libro de estancias: las instalaciones técnicas. Se ordenan según la DIN 276, grupo de costes 400 y se enlazan con el libro de estancias mediante el número de local. En corto: la DIN 277 describe las superficies, la DIN 276 las instalaciones.
Hasta dónde llega el libro de estancias
El alcance se fija antes del levantamiento porque determina el esfuerzo in situ. En la práctica se han asentado tres niveles:
Superficies y uso. Número de local, denominación, tipo de uso, superficie según DIN 277. Es el nivel que necesita una gestión de superficies, y el más rápido.
Acabados. Además, acabado de suelo, paredes y techo, altura libre, puertas y ventanas. Con ello pueden licitarse, por ejemplo, servicios de limpieza.
Equipamiento. Además, los objetos fijos: sanitarios, cocina, mobiliario empotrado, instalaciones fijas. Es el nivel para la planificación del mantenimiento y los valores de reposición.
Cada nivel incluye el anterior. Quien dude, que empiece por las superficies: muchas cosas pueden añadirse después, pero solo mientras exista la nube de puntos. Sin ella, cada añadido significa una segunda visita.
Qué hace fracasar la importación
Un libro de estancias no se lee, se importa. Cuatro cosas deciden si eso sale bien, y ninguna tiene que ver con el volumen de datos:
El número de local no es unívoco. El caso más frecuente en patrimonios que han crecido con el tiempo, donde conviven varias numeraciones. Cuál rige lo decide la propiedad antes del levantamiento.
El dibujo y la lista lo escriben distinto. «1.04» en el plano, «104» en la tabla: para la importación son dos locales.
Los atributos no encajan con el modelo de datos. Cada sistema espera determinados campos con determinados rangos de valores. Un texto libre donde se espera una lista desplegable se pierde al importar.
La superficie solo está en el plano. Como sello de local en texto en lugar de propiedad del polígono, es visible pero no explotable.
Por eso aclaramos el modelo de datos del sistema de destino antes del levantamiento y ofrecemos una importación de prueba antes de lanzar todo el patrimonio. Un error en un inmueble es una corrección; el mismo error en cuarenta inmuebles es un problema que podría haberse evitado.
Qué estándares evitan esos cuatro casos y cómo reconocer a un proveedor de datos solvente se explica en el artículo por qué fracasan las importaciones CAFM.
Cómo se mantiene actualizado el libro de estancias
Un libro de estancias envejece desde el día de la entrega. Los locales se dividen, los usos cambian, los acabados se renuevan. Quien no prevea nada vuelve a tener en cinco años el estado del que quería salir.
Se han acreditado dos caminos. Uno es la actualización continua en el sistema: los cambios se mantienen donde se producen y el dibujo los sigue. El otro es el levantamiento repetido con una periodicidad fija, razonable en patrimonios con mucha rotación. Ambos exigen que el número de local se mantenga estable, porque es el ancla en la que se encuentran los datos antiguos y los nuevos.
Lo que en ningún caso funciona es el mantenimiento en una tabla aparte, al margen del sistema. Tras la segunda reforma ya no coincide, y nadie sabe cuál de las dos es la buena.
Para seguir leyendo
- Base de datos CAFM – cómo colaboran dibujo y libro de estancias en la explotación
- Planos 2D del existente – la geometría que acompaña al libro de estancias
- Medición de superficies – según qué regla nacen las superficies
- Escaneo láser 3D – el método detrás del levantamiento
- Recorridos virtuales – la visita de 360 grados como subproducto del levantamiento
Preguntas frecuentes sobre el libro de estancias
¿Qué debe contener un libro de estancias?
Por local, al menos el número, la denominación, el uso, el acabado de suelo, el de paredes y techo, la altura libre, las puertas y ventanas con sus medidas, la protección solar y el equipamiento fijo, además de la superficie útil neta según DIN 277. El alcance exacto sigue el modelo de datos del sistema de destino.
¿En qué formato se entrega un libro de estancias?
Como lista estructurada de Excel, enlazable mediante el número de local con los polígonos de local del DWG. Ambos en formato neutral, para que pueda importarse en cualquier sistema CAFM.
¿En qué se diferencia el libro de estancias del plano del existente?
El plano del existente recoge la geometría; el libro de estancias, las propiedades. El sistema CAFM enlaza ambos mediante el número de local. Para la explotación se necesitan los dos.
¿Hay que entrar en todos los locales para hacer un libro de estancias?
Sí. Los atributos no pueden deducirse de la envolvente del edificio. Con mobile mapping capturamos en movimiento, de modo que basta una visita por edificio y la actividad continúa.
¿Qué norma se aplica a las superficies del libro de estancias?
Para las superficies, la DIN 277 con superficie construida bruta, superficie de los elementos constructivos, superficie útil interior y su reparto en superficie de uso, técnica y de circulación. En inmuebles residenciales se añade el reglamento de superficie habitable, y en superficies arrendables comerciales, la directriz MF-GIF.