CAFM & Betrieb
Raumbuch erstellen: die alphanumerische Datenbasis für Ihr CAFM
Ohne Raumbuch läuft kein CAFM-System. Es ist die strukturierte Liste hinter dem Grundriss: zu jedem Raum die Angaben, die Betrieb, Instandhaltung und Flächenabrechnung brauchen. Wir erheben sie im selben Termin wie die Geometrie und übergeben sie herstellerneutral.
Wie ein Raumbuch aussieht, wenn es fertig ist
Die Geometrie im Plan, die Attribute in der Liste, verbunden über die Raumnummer. Die Abbildung zeigt einen Geschossgrundriss mit Raumpolygonen — die Zeichenebene, an der das CAFM-System später ansetzt.
Was ein Raumbuch ist
Ein Raumbuch ist der alphanumerische Stammdatensatz eines Gebäudes. Während der Bestandsplan zeigt, wo ein Raum liegt, hält das Raumbuch fest, was er ist und was in ihm verbaut ist. Beides gehört zusammen: Das CAFM-System verknüpft die Raumpolygone aus der Zeichnung mit den Attributen aus der Liste über die Raumnummer.
Der Umfang der Attribute ist keine Geschmacksfrage, sondern folgt dem Datenmodell des Zielsystems und der CAD-Richtlinie des Betreibers. Deshalb stimmen wir ihn vor der Aufnahme ab und nicht danach.
Was in einem Raumbuch steht
Der typische Lieferumfang je Raum:
- Raumnummer und Raumbezeichnung
- Raumnutzer beziehungsweise Nutzungsart
- Bodenbelag sowie Wand- und Deckenbelag
- Lichte Raumhöhe
- Türen und Fenster mit Höhe und Breite
- Verschattung
- Fest eingebaute Ausstattung, etwa Sanitär- und Küchenobjekte
- Nettogrundfläche nach DIN 277
Dazu je Geschoss die Brutto-Grundfläche als Stempel in der Zeichnung. Welche Felder darüber hinaus gefüllt werden, richtet sich nach dem Datenmodell des Zielsystems.
Wie das Raumbuch entsteht
Das Raumbuch ist kein separater Arbeitsgang, sondern fällt bei der Bestandsdatenerfassung mit an. Innenräume nehmen wir mit Mobile Mapping auf: ein am Körper getragener Laserscanner, mit dem großflächig im Gehen erfasst wird. Das braucht einen Termin je Gebäude und stört den laufenden Betrieb kaum.
Die Attribute erfasst unsere DokuApp direkt während der Begehung: raumweise über die Raumnummer zugeordnet, live in die Datenbank geschrieben und durch einen festen Erfassungsprozess geführt, damit im hundertsten Raum dieselbe Vollständigkeit ankommt wie im ersten.
Aus der registrierten Punktwolke leiten wir die Grundrisse ab, bilden Raumpolygone und verknüpfen die Attribute. Vor der Übergabe steht eine mehrstufige Prüfung und auf Wunsch ein Testimport in das Zielsystem, damit der Import nachweislich funktioniert.
Formate und Übergabe
Das Raumbuch selbst liefern wir als strukturierte Excel-Liste, die Geometrie als importfertige 2D-Bestandspläne im DWG-Format je Geschoss, aufbereitet nach Ihrer CAD-Richtlinie: Layerstruktur, Plankopf, Maßstab in der Regel 1:100. Beides ist herstellerneutral und läuft in jedes CAFM-System.
Ein 3D-Modell oder eine IFC-Datei gehört nicht zum Pflichtumfang einer Raumbuch-Erfassung. Wer ein Bestandsmodell braucht, findet das unter BIM-Bestandsmodelle.
Raumbuch, Bestandsplan und BIM-Modell: die Abgrenzung
Die drei Begriffe werden in Ausschreibungen häufig vermischt:
| Begriff | Was es ist | Beantwortet |
|---|---|---|
| Bestandsplan | die Geometrie als 2D-Zeichnung | wo etwas liegt und wie groß es ist |
| Raumbuch | die Attribute als Liste | was der Raum ist und was in ihm verbaut ist |
| BIM-Bestandsmodell | das dreidimensionale Bauwerksmodell mit Bauteilen und Eigenschaften | wie geplant und gebaut wird |
Für den Gebäudebetrieb genügen Bestandsplan und Raumbuch. Das Modell kommt meistens hinzu, wenn geplant oder gebaut werden soll.
Eine vierte Größe gehört daneben, auch wenn sie nicht im Raumbuch steht: die technischen Anlagen. Sie werden nach DIN 276, Kostengruppe 400 geordnet und über die Raumnummer mit dem Raumbuch verknüpft. Kurzform: DIN 277 beschreibt die Flächen, DIN 276 die Anlagen.
Wie tief das Raumbuch reicht
Der Umfang wird vor der Aufnahme festgelegt, weil er den Aufwand vor Ort bestimmt. In der Praxis haben sich drei Tiefen eingespielt:
Flächen und Nutzung. Raumnummer, Bezeichnung, Nutzungsart, Fläche nach DIN 277. Das ist die Stufe, die ein Flächenmanagement braucht, und die schnellste.
Ausbau. Zusätzlich Boden-, Wand- und Deckenbelag, lichte Höhe, Türen und Fenster. Damit lassen sich etwa Reinigungsleistungen ausschreiben.
Ausstattung. Zusätzlich fest eingebaute Objekte: Sanitär, Küche, Einbaumöbel, ortsfeste Technik. Das ist die Stufe für Instandhaltungsplanung und Wiederbeschaffungswerte.
Jede Stufe schließt die vorherige ein. Wer unsicher ist, beginnt bei den Flächen: Nachträglich ergänzen lässt sich vieles, aber nur, solange die Punktwolke vorliegt. Ohne sie bedeutet jede Ergänzung einen zweiten Termin.
Was den Import scheitern lässt
Ein Raumbuch wird nicht gelesen, es wird importiert. Vier Dinge entscheiden darüber, ob das gelingt, und keines davon hat mit der Datenmenge zu tun:
Die Raumnummer ist nicht eindeutig. Der häufigste Fall in gewachsenen Beständen, in denen mehrere Zählungen nebeneinander existieren. Welche gilt, entscheidet der Auftraggeber vor der Aufnahme.
Zeichnung und Liste schreiben verschieden. „1.04″ im Plan, „104″ in der Tabelle: Für den Import sind das zwei Räume.
Die Attribute passen nicht zum Datenmodell. Jedes System erwartet bestimmte Felder in bestimmten Wertebereichen. Freitext, wo eine Auswahlliste erwartet wird, fällt beim Import heraus.
Die Fläche steht nur im Plan. Als Raumstempel im Text statt als Eigenschaft am Raumpolygon ist sie sichtbar, aber nicht auswertbar.
Deshalb klären wir das Datenmodell des Zielsystems vor der Aufnahme und bieten einen Testimport an, bevor der volle Bestand läuft. Ein Fehler an einem Objekt ist eine Korrektur; derselbe Fehler über vierzig Objekte ist ein Problem, das vermieden hätte werden können.
Welche Standards diese vier Fälle verhindern und woran Sie einen belastbaren Datenlieferanten erkennen, steht im Beitrag Warum CAFM-Importe scheitern.
Wie das Raumbuch aktuell bleibt
Ein Raumbuch veraltet ab dem Tag der Übergabe. Räume werden geteilt, Nutzungen ändern sich, Beläge werden erneuert. Wer nichts vorsieht, hat nach fünf Jahren wieder den Zustand, aus dem er heraus wollte.
Zwei Wege haben sich bewährt. Der eine ist die Fortschreibung im System: Änderungen werden dort gepflegt, wo sie entstehen, und die Zeichnung folgt. Der andere ist die Wiederholungsaufnahme in festem Turnus, sinnvoll bei Beständen mit hoher Fluktuation. Beides setzt voraus, dass die Raumnummer stabil bleibt, denn sie ist der Anker, an dem alte und neue Daten zusammenfinden.
Was in keinem Fall funktioniert, ist die Pflege in einer separaten Tabelle neben dem System. Sie ist nach dem zweiten Umbau nicht mehr deckungsgleich, und niemand weiß, welche der beiden stimmt.
Weiterführend
- CAFM-Datenbasis – wie Zeichnung und Raumbuch im Betrieb zusammenwirken
- 2D-Bestandspläne – die Geometrie zum Raumbuch
- Flächenermittlung – nach welcher Regel die Flächen entstehen
- 3D-Laserscanning – das Verfahren hinter der Aufnahme
- Virtuelle Touren – der 360-Grad-Rundgang als Nebenprodukt der Aufnahme
Häufige Fragen zum Raumbuch
Was gehört in ein Raumbuch?
Je Raum mindestens Raumnummer, Bezeichnung, Nutzung, Bodenbelag, Wand- und Deckenbelag, lichte Raumhöhe, Türen und Fenster mit Maßen, Verschattung und fest eingebaute Ausstattung, dazu die Nettogrundfläche nach DIN 277. Der genaue Umfang folgt dem Datenmodell des Zielsystems.
In welchem Format wird ein Raumbuch geliefert?
Als strukturierte Excel-Liste, verknüpfbar über die Raumnummer mit den Raumpolygonen im DWG. Beides herstellerneutral, damit es in jedes CAFM-System importiert werden kann.
Worin unterscheidet sich das Raumbuch vom Bestandsplan?
Der Bestandsplan hält die Geometrie fest, das Raumbuch die Eigenschaften. Das CAFM-System verknüpft beide über die Raumnummer. Für den Betrieb werden beide gebraucht.
Muss für ein Raumbuch jeder Raum betreten werden?
Ja. Die Attribute lassen sich nicht aus der Gebäudehülle ableiten. Mit Mobile Mapping erfassen wir im Gehen, dadurch bleibt es bei einem Termin je Gebäude und der Betrieb läuft weiter.
Welche Norm gilt für die Flächen im Raumbuch?
Für Grundflächen die DIN 277 mit BGF, KGF, NRF und der Aufteilung in NUF, TF und VF. Bei Wohnimmobilien kommt die Wohnflächenverordnung hinzu, bei gewerblichen Mietflächen die Richtlinie MF-GIF.