Check-list : préparer le transfert de données CAFM

Système cible désigné, ou le cas « encore ouvert » prévu en connaissance de cause

Si le système est arrêté, nous alignons la livraison sur son modèle de données. S’il ne l’est pas, nous livrons de manière indépendante de tout éditeur en IFC, DWG et Excel, afin que le choix du système reste ouvert. Les deux fonctionnent, mais la décision doit être prise au début.

Spécifications d’import obtenues auprès de l’éditeur du système

Champs obligatoires, types de données attendus, plages de valeurs admises, longueurs maximales des champs. Ces informations sont disponibles chez l’intégrateur et constituent l’élément le plus important pour la préparation des données.

Profondeur de saisie définie

Trois niveaux se sont imposés : surfaces et usage ; en plus, second œuvre avec revêtements, hauteurs, portes et fenêtres ; en plus, équipement avec les objets installés à demeure. Chaque niveau inclut le précédent. En cas de doute, commencez par les surfaces : beaucoup de choses peuvent être complétées tant que le nuage de points est disponible.

Directives applicables vérifiées

Lorsque votre organisation se réfère aux directives GEFMA, nous alignons la structure et la remise sur celles-ci.

Une logique de numérotation valable définie et documentée

Dans les bâtiments qui ont évolué au fil du temps, plusieurs numérotations coexistent : sur la plaque de porte, dans le bail, dans l’ancien plan, dans le registre de nettoyage. C’est vous qui décidez laquelle s’applique. Nous la reprenons, mais nous ne pouvons pas l’inventer.

Chaque numéro n’apparaît qu’une seule fois

Sur l’ensemble des niveaux et des bâtiments d’un site. Les numéros en double sont une cause fréquente d’imports interrompus, et ils ne sont souvent remarqués que lorsqu’une partie des données se trouve déjà dans le système.

Graphie identique dans le plan et dans la liste

« 1.04 » dans le plan et « 104 » dans le tableau sont, pour l’import, deux locaux différents. Fixez le format une fois pour toutes, y compris les zéros initiaux et les séparateurs.

Surface rattachée au polygone du local, pas seulement dans le cartouche du local

Sous forme de texte dans le plan, la surface est visible mais pas exploitable. Le système CAFM en a besoin comme propriété d’un polygone fermé, sinon le plan ne peut pas être relié.

Les attributs proviennent de listes de choix, pas de texte libre

Type d’usage, revêtement de sol, équipement : là où le système attend une plage de valeurs, le texte libre est rejeté à l’import. Nous convenons des listes avant la visite, car c’est sur cette base que la saisie se fait sur place.

Norme de surface définie pour chaque usage

La base est la DIN 277 avec BGF, KGF et NRF (surface brute de plancher, surface de construction, surface nette des locaux) ainsi que la répartition en surfaces utiles, techniques et de circulation. Pour le logement s’ajoute le règlement allemand des surfaces habitables (WoFlV), pour les surfaces locatives commerciales la MF-GIF. Une même surface donne trois chiffres différents selon les trois référentiels, et chacun est correct pour son usage.

Décision prise sur l’inclusion des installations techniques

Les installations sont classées selon la DIN 276, groupe de coûts 400 : sanitaire, chauffage, ventilation, électricité, appareils de levage, automatisation du bâtiment. En bref : la DIN 277 décrit les surfaces, la DIN 276 les installations. Si les deux sont nécessaires, nous les relevons lors d’une seule visite avec notre partenaire pour le relevé des installations.

Lien entre installation et local défini

Chaque installation a besoin de son emplacement sous forme de numéro de local, sinon le signalement de panne ne trouvera pas son chemin plus tard. Ce lien est la raison pour laquelle les deux jeux de données ont besoin de la même logique de numérotation.

Installations soumises à contrôle identifiées

Ascenseurs, dispositifs de protection incendie, ventilation, installations électriques. Pour justifier les obligations de l’exploitant, l’essentiel est qu’elles soient relevées de manière complète et signalées comme soumises à contrôle, et non la finesse de leur description.

Import test réalisé avec un bâtiment

Faire passer un bâtiment entier par le processus d’import avant que le reste ne suive. Ce qui apparaît à cette occasion devrait sinon être corrigé sur l’ensemble du patrimoine.

Critères de réception consignés par écrit

Sur quelle base mesure-t-on si la livraison est complète ? Sont courants les contrôles par sondage de l’écart de surface, l’exhaustivité des champs obligatoires et un import sans erreur dans le système cible.

Traitement des données existantes décidé

Les données existantes sont-elles remplacées, complétées ou gérées en parallèle ? Le cas le plus délicat est la reprise partielle, où plus personne ne sait quel jeu de données fait foi. Déterminez quelle source l’emporte en cas de conflit.

Responsabilités pour la validation désignées

Qui contrôle la livraison sur le fond, qui la valide, qui a le droit d’importer dans le système ? Trois rôles qui reviennent souvent à une seule personne, mais qui devraient être désignés.

Processus de mise à jour après la remise clarifié

Qui reporte la prochaine transformation, et quand ? Une base de données sans règle de mise à jour sera dans quelques années aussi obsolète que les documents qu’elle a remplacés. C’est le point le plus souvent oublié, et le seul de cette liste que personne ne peut résoudre de l’extérieur.

Archivage du nuage de points assuré

Tant qu’il est disponible, les informations manquantes peuvent être déduites a posteriori sans que personne ne doive se déplacer à nouveau. Sans lui, chaque complément implique un second rendez-vous en cours d’exploitation.