Lista de control: preparar la entrega de datos CAFM
Un libro de estancias no se lee, se importa. Las migraciones fallidas casi nunca se deben al volumen de datos, sino a pequeños detalles con un gran efecto: un número de local que aparece dos veces, una superficie que figura como texto en el plano en lugar de como propiedad del polígono, un campo de texto libre donde el sistema espera una lista de selección.
Esta lista repasa los puntos que deben estar aclarados antes de la importación. La mayoría corresponden incluso a la fase anterior al levantamiento, porque determinan qué se registra realmente in situ.
19 puntos de control en 4 apartados
- Para quién
- Facility management, gestión de edificios, dirección de proyectos CAFM
- Cuándo
- Antes del levantamiento, a más tardar antes de la primera importación
- Esfuerzo
- 30 minutos
- Resultado
- Datos maestros que se pueden importar al primer intento
3.1
Sistema de destino y modelo de datos
El alcance de los atributos no es una cuestión de gusto. Se deriva del modelo de datos del sistema al que van los datos.
Sistema de destino definido, o el caso «aún abierto» previsto de forma consciente
Si el sistema está decidido, orientamos la entrega a su modelo de datos. Si no lo está, entregamos de forma neutral respecto al fabricante en IFC, DWG y Excel, para que la decisión sobre el sistema siga abierta. Ambas opciones funcionan, pero la decisión corresponde al principio.
Especificaciones de importación obtenidas del proveedor del sistema
Campos obligatorios, tipos de datos esperados, rangos de valores admisibles, longitudes máximas de campo. El proveedor del sistema dispone de esta información, y es la aportación más importante para la preparación de los datos.
Profundidad de captura definida
Se han consolidado tres niveles: superficies y uso; además, acabados con revestimientos, alturas, puertas y ventanas; además, equipamiento con objetos instalados de forma fija. Cada nivel incluye el anterior. En caso de duda, empiece por las superficies: se puede completar mucho más adelante mientras la nube de puntos esté disponible.
Directrices aplicables revisadas
Cuando su organización se remite a las directrices GEFMA, orientamos la estructura y la entrega según ellas.
| Directriz | De qué trata |
|---|---|
| GEFMA 400 | Términos y características de rendimiento de los sistemas CAFM |
| GEFMA 410 | Interfaces para la integración informática |
| GEFMA 420 | Proceso de implantación de un sistema CAFM |
| GEFMA 430 | Base de datos y gestión de datos, la directriz para precisamente este paso |
| GEFMA 444 | Certificación de productos de software CAFM, útil en la selección del sistema |
3.2
Números de local y atributos
El número de local es la clave con la que el sistema vincula el plano y la lista. Cualquier ruptura en este punto se propaga a todos los datos.
Una lógica de numeración válida definida y documentada
En edificios que han ido creciendo coexisten varias numeraciones: en el letrero de la puerta, en el contrato de arrendamiento, en el plano antiguo, en el registro de limpieza. Usted decide cuál es la válida. Nosotros la adoptamos, pero no podemos inventarla.
Cada número aparece exactamente una vez
En todas las plantas y edificios de un emplazamiento. Los números duplicados son un motivo frecuente de importaciones interrumpidas, y a menudo solo se detectan cuando una parte de los datos ya está en el sistema.
Grafía idéntica en el plano y en la lista
«1.04» en el plano y «104» en la tabla son, para la importación, dos locales distintos. Defina el formato una sola vez, incluidos los ceros iniciales y los separadores.
La superficie va asociada al polígono del local, no solo en el cajetín del local
Como texto en el plano, la superficie es visible, pero no se puede evaluar. El sistema CAFM la necesita como propiedad de un polígono cerrado; de lo contrario, la planta no se puede vincular.
Los atributos proceden de listas de selección, no de texto libre
Tipo de uso, revestimiento de suelo, equipamiento: donde el sistema espera un rango de valores, el texto libre se descarta en la importación. Acordamos las listas antes de la visita, porque son la base de la captura in situ.
3.3
Superficies e instalaciones
Un sistema CAFM necesita dos conjuntos de datos, y ambos tienen que unirse mediante la misma clave.
Norma de superficies definida para cada finalidad
La base es la DIN 277 con BGF, KGF y NRF (superficie bruta, superficie de elementos constructivos, superficie neta de locales) y la división en superficie útil, técnica y de circulación. Para la vivienda se añade el reglamento alemán de superficie habitable (WoFlV), para las superficies comerciales en alquiler la MF-GIF. La misma superficie da tres cifras distintas según los tres reglamentos, y cada una es correcta para su finalidad.
Decidido si se incluyen las instalaciones técnicas
Las instalaciones se ordenan según la DIN 276, grupo de costes 400: fontanería, calefacción, ventilación, electricidad, instalaciones de transporte, automatización de edificios. En resumen: la DIN 277 describe las superficies, la DIN 276 las instalaciones. Si se necesitan ambas, las capturamos en una sola visita junto con nuestro socio para el levantamiento de instalaciones.
Vínculo entre instalación y local definido
Cada instalación necesita su ubicación como número de local; de lo contrario, el aviso de avería no encontrará su camino más adelante. Este vínculo es la razón por la que ambos conjuntos de datos necesitan la misma lógica de numeración.
Instalaciones sujetas a inspección señaladas
Ascensores, equipos de protección contra incendios, ventilación, instalaciones eléctricas. Para acreditar las obligaciones del titular, lo decisivo es que estén capturadas por completo y marcadas como sujetas a inspección, no el nivel de detalle con que se describen.
3.4
Antes de la primera importación
Importación de prueba realizada con un inmueble
Pasar un edificio completo por el proceso de importación antes de que siga el resto. Lo que se detecte entonces tendría que corregirse, de lo contrario, en todo el patrimonio.
Criterios de aceptación fijados por escrito
¿Con qué se mide si la entrega está completa? Lo habitual son controles por muestreo de la desviación de superficies, la integridad de los campos obligatorios y una importación sin errores en el sistema de destino.
Tratamiento de los datos existentes decidido
¿Se sustituyen, se completan o se mantienen en paralelo los datos existentes? El caso más delicado es la migración parcial, en la que ya nadie sabe qué conjunto de datos es el de referencia. Determine qué fuente prevalece en caso de conflicto.
Responsables de la aprobación designados
¿Quién revisa la entrega desde el punto de vista técnico, quién la aprueba, quién puede importar en el sistema? Tres funciones que a menudo recaen en una sola persona, pero que deberían estar designadas.
Proceso de actualización tras la entrega aclarado
¿Quién incorpora la próxima reforma, y cuándo? Una base de datos sin regla de actualización estará dentro de pocos años tan desfasada como la documentación a la que sustituyó. Es el punto que más se olvida, y el único de esta lista que nadie puede resolver desde fuera.
Archivo de la nube de puntos garantizado
Mientras esté disponible, la información que falte puede derivarse a posteriori sin que nadie tenga que desplazarse de nuevo. Sin ella, cada ampliación supone una segunda cita durante la explotación.
El orden que ha dado buen resultado
Primero fijar la lista de locales y la lógica de numeración, después los atributos y sus rangos de valores, luego el levantamiento, después importar un inmueble a modo de prueba y solo entonces el despliegue al resto del patrimonio. Cada paso en este orden resulta más económico que cualquier corrección posterior.
Entregado listo para importar
Entregamos el libro de estancias, las plantas y las superficies listos para importar, si lo desea con una importación de prueba en su sistema de destino. La decisión sobre el sistema sigue siendo suya: no vendemos CAFM.
Ver base de datos CAFMLista de control en PDF (en alemán)
Esta herramienta de trabajo recoge lo que ha dado buen resultado en nuestros proyectos. No sustituye el asesoramiento jurídico ni la coordinación específica de cada proyecto. Versión: octubre de 2026.