Warum CAFM-Importe scheitern, und welche Standards das verhindern
Die meisten gescheiterten CAFM-Datenübernahmen scheitern nicht an der Datenmenge, sondern an vier Kleinigkeiten: uneindeutige Raumnummern, Zeichnung und Liste, die verschieden schreiben, Attribute, die nicht zum Datenmodell des Systems passen, und Flächen, die nur als Text im Plan stehen statt als Eigenschaft am Raumpolygon.
Dagegen gibt es keine Software, aber es gibt Standards. Wer sie kennt, erkennt einen belastbaren Datenlieferanten an drei Fragen.
Frage 1: In welcher Struktur kommen die Daten?
Die Basis sind DIN 277 für die Flächen und DIN 276 (Kostengruppe 400) für die technischen Anlagen. Darüber liegt die Formatfrage: IFC nach ISO 16739 als herstellerneutrales Modellformat, dazu für den FM-Kontext CAFM Connect, der vom CAFM RING getragene Standard, der auf IFC aufsetzt und Raum- und Anlagendaten so strukturiert, dass CAFM-Systeme sie ohne Sonderabsprachen einlesen. Bei international geprägten Projekten kommt COBie als tabellarische Übergabeform dazu.
Wer nur „DWG und Excel“ sagt, hat die Frage nicht beantwortet. Entscheidend ist, wie Räume, Flächen und Attribute darin verknüpft sind.
Frage 2: Woher weiß der Lieferant, wie viel Information genug ist?
Dafür gibt es die Informationsbedarfstiefe, genormt in DIN EN ISO 7817-1: Der Informationsbedarf wird vom Verwendungszweck her definiert, geometrisch wie alphanumerisch, statt pauschal „so detailliert wie möglich“ zu bestellen. In der Praxis heißt das, den Detailgrad je Gewerk zu vereinbaren und den Attributumfang aus dem Datenmodell des Zielsystems abzuleiten, und zwar beides vor der Aufnahme.
Die deutsche BIM-Richtlinienreihe VDI 2552 liefert das begleitende Vokabular. Für die Auswahl der Systemseite wiederum ist die GEFMA 444 der Marktanker: Sie zertifiziert CAFM-Softwareprodukte anhand von Kriterienkatalogen, darunter die BIM-Datenverarbeitung. Wer Daten liefert, sollte wissen, was auf der Empfängerseite zertifiziert wurde.
Frage 3: Wie wird bewiesen, dass der Import funktioniert?
Nicht mit einem Versprechen, sondern mit einem Test. Der belastbare Ablauf: Musterzeichnung und Testimport in das Zielsystem an einem Pilotobjekt, finale Abstimmung von Layern, Stempeln und Attributen, erst dann die Serie.
So arbeiten wir bei jedem Portfolio-Projekt, und es ist der Schritt, der die vier Kleinigkeiten vom Anfang aus dem Projekt herausprüft, solange sie eine Korrektur sind und kein Sanierungsfall über vierzig Gebäude.
Weiterführend
- CAFM-Datenbasis – die Leistung hinter diesem Beitrag
- Raumbuch – die alphanumerische Hälfte, über die Raumnummer verknüpft
- BIM-Bestandsmodelle – wo der Detailgrad vereinbart wird
- Flächenermittlung – Flächen als Eigenschaft am Polygon, nicht als Text im Plan
- Preise – was eine Datenlieferung vergleichbar macht
Häufige Fragen
Muss das CAFM-System vor der Erfassung feststehen?
Nein. Eine herstellerneutrale Struktur (IFC, DWG, Excel nach DIN 277) hält die Daten systemunabhängig. Steht das System fest, wird zusätzlich gegen dessen Datenmodell aufbereitet und der Import getestet.
Reicht IFC allein?
Für die Geometrie ja, für den Betrieb selten. FM-Systeme brauchen die alphanumerische Hälfte, sauber verknüpft über die Raumnummer. Deshalb gehören Raumbuch und Zeichnung aus einer Quelle.
Woran scheitert ein Import am häufigsten?
An der Raumnummer. In gewachsenen Beständen existieren mehrere Zählungen nebeneinander, und welche gilt, entscheidet der Betreiber und nicht der Datenlieferant. Diese Festlegung gehört vor die Aufnahme.